О выполнении плана развития архивного дела на территории Талицкого городского округа на 2015 год

В муниципальном казенном учреждении Талицкого городского округа «Управление архивами» числится на 31 декабря 2015 года 209 фондов, в том числе фондов управленческой документации – 165, фондов личного происхождения - 2, фондов по личному составу – 42.  Количество единиц хранения в 209 фондах составляет 60335.

Из них - 41458 ед.хр. - дела муниципальной формы собственности (из них: 17875 дел постоянного хранения, 23452 дела по личному составу);

15069 ед.хр. - дела государственной формы собственности (из них: 12247  дел постоянного хранения, 2824  дела по личному составу;

3808 ед.хр. - дела федеральной формы собственности (из них: 938 дел постоянного хранения, 2870 дел по личному составу).

Учреждение в течение этого года работало согласно Плану развития архивного дела на 2015 год, а также в соответствии с Планом мероприятий («дорожной картой») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела в Талицком городском округе» и  муниципальной программой «Развитие архивного дела в Талицком городском округе до 2020 года». 

С плановыми заданиями по основной деятельности Учреждение справилось полностью. Для достижения выполнения плановых показателей проводится ряд  мероприятий:

Это ежедневная работа с ответственными за архив в организациях – источниках комплектования нашего Учреждения.

С источниками комплектования специалисты  Учреждения в течение года сотрудничают в форме:

- инициативного взаимодействия (телефонные звонки, электронная переписка, выход в организацию для оказания практической помощи);

- обучающих семинаров, как групповых, так и дифференцированных (т. е. по разным тематикам);

- предоставление ежемесячных методических консультаций.

Все эти формы помогает совершенствовать работу с источниками комплектования, следовательно, и дают положительные результаты по выполнению плановых показателей Учреждения.

От учреждений, организаций и предприятий принято в МКУ ТГО «Управление архивами» на хранение - 3518 ед.хр., в том числе:

документов постоянного срока хранения – 635 ед.хр. при плане 429 ед.хр.

из них государственной собственности Свердловской области – 84 ед.хр.

Утверждено описей постоянного срока хранения—926 ед.хр. при плане 474 ед. хр.

Принято документов по личному составу – 2881 ед.хр., в том числе государственной собственности Свердловской области – 1268 ед.хр.

Согласованы описи дел по личному составу в количестве– 986 ед.хр. при плане – 113 ед.хр. Составлены ответственными за архив и делопроизводство  в организациях – источниках комплектования Учреждения и согласованы ЭПК Управления архивами Свердловской области 18 номенклатур дел при плане 18 (это 16 управ, МКУ ТГО «Централизованная бухгалтерия» и  ГУ «Управление Пенсионного фонда РФ в Талицком районе») Хочется отметить, что качество представляемых источниками комплектования описей дел и номенклатур дел несколько улучшилось в сравнении с предыдущими годами, хотя работу в этом направлении еще надо будет проводить и дальше.    Хочется отметить, что качество представляемых источниками комплектования описей дел и номенклатур дел несколько улучшилось в сравнении с предыдущими годами, хотя работу в этом направлении еще надо будет проводить и дальше.

В течение 2015 года поступило  три новых фонда в связи с приемом документов по личному составу от ликвидированных предприятий Талицкого городского округа.

- фонд №158 «ООО «Персонал Менеджмент» 50 ед. хр./2010-2014 гг.;

- фонд № 244 «МКОУ «Талицкая ООШ № 6» - 151 ед.хр./1956-2015 гг

- фонд №243 ЗАО «Сувенир» - 406 ед. хр./1942-2005 гг.

Закартонировано – 1037 ед.хр.:  в том числе в т.ч. госуд. собственности  Свердловской области -140  ед.хр.:

В  2015 году исполнено социально-правовых запросов:

поступило - 1030

с положительным результатом - 957

Исполнено тематических запросов:

поступило - 189

с положительным результатом - 92

Изготовлено копий документов - 1004 листа

Для исполнения запросов была осуществлена

выемка единиц хранения - 9534

Количество исследователей  работавших в читальном зале - 19

Количество ед.хр., выданных исследователям - 232

Изготовлено копий архивных документов исследователям - 42

Продолжена  работа по оцифровке описей дел архивных документов, которая начата в 2013 году  (№___)

В 2015 году  закончилась оцифровка всех описей дел государственной собственности Свердловской области. Начата работа по переводу документов государственной собственности Свердловской области в электронную форму, которая будет продолжена в 2016 году. Кроме того, ведется работа по оцифровке описей дел и документов муниципальной собственности.

Объем архивных документов, включенных в электронные описи, составил  85/ 21092  ед.хр.  Проведены работы по улучшению физического состояния  дел постоянного срока хранения – 284 ед.хр. (это подшивка, переплет, замена обложек)

Проведены комплексные проверки состояния делопроизводства и хранения архивных документов в:

- Мохиревской управе – 23.09.2015,

- Вихляевской управе Администрации ТГО – 22.10.2015,

- Нижне-Катарачской управе Администрации ТГО – 22.10.2015.

Проведена контрольная проверка в Управлении образования ТГО - 05.11.2015 года.

По результатам проверок составлены справки с указанием выявленных замечаний (недостатков) и сроков их  устранения.

В соответствии с планом работы МКУ ТГО «Управление архивами» на 2015 год и согласно приказа № 32 от 22.09.2015 «О проведении проверки наличия и состояния архивных документов по личному составу» была проведена проверка наличия и состояния документов по личному составу исполнительных комитетов и их отраслевых отделов, хранящихся в организациях-источниках комплектования.

Проверка наличия и состояния документов по личному составу проводилась впервые. Начало проверки - 24 сентября 2015 года, завершение проверки – 12 ноября 2015 года. Проверено 54 фонда в которых числятся по описям - ____ ед.хр.. Проверка проводилась по состоянию на 01.01.2016 года.

В результате проведенной проверки выявлено:

1. Количество необнаруженных дел по состоянию на 01.01.2016 года, оставленных к розыску – 1399 ед. хр., в том числе государственной  собственности Свердловской области – 981 ед. хр.

2. Количество обнаруженных дел, не внесенных в опись по состоянию на 01.01.2016 - 560 ед.хр., в том числе государственной собственности  Свердловской области - 427 ед.хр.

3. Выявлены технические ошибки, в результате которых объем документов уменьшился на 23 ед. хр. (ф. 239-7, ф. 193-2, ф. 238-5, ф. 229-2, ф. 39-4, ф. 227-3).

4. Условия хранения документов по личному составу в организациях в большинстве случаев не отвечают требованиям, предъявляемым п. 2.15, 2.16, 2.18, 2.19, 2.21, 2.24, 2.25, 2.27, 2.29, 2.36, 2.37 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».  (М. 2015)

По итогам проверки всем исполнительным комитетам и их отраслевым отделам, организациям - источникам комплектования были выданы итоговые справки по проверке наличия, где рекомендовано:

1.  в срок до 01.10.2016 в МКУ ТГО «Управление архивами» представить справку об итогах проведения розыска необнаруженных дел.

2. в срок до 01. 05. 2016 года провести работу по описанию и оформлению обнаруженных документов, в соответствии с требованиями п. 4.19 - 4.30 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»  (М. 2015) и  представить описи дел по личному составу в МКУ ТГО «Управление архивами» на согласование.

Работу по описанию обнаруженных дел по личному составу по итогам проверки, на сегодняшний день, начали:

1. Управление социальной защиты населения, описали 16 дел за 1997-2011 годы, опись отправлена на согласование в Управление архивами Свердловской области

2. Пионерская управа, описали 18 дел за 1997-2003 годы, опись отправлена на согласование в Управление архивами Свердловской области

3. Чупинская управа, описали 13 дел за 1945-1971,2001 годы, опись предоставлена на проверку МКУ ТГО «Управление архивами»

Больше всего по итогам проверки не обнаруженных документов (1204 ед. хр.) в Управлении образования, необходимо уже сейчас начать работу по розыску необнаруженных документов, но на данный момент ни каких сдвигов в этой работе нет.

В 2015 году работы по развитию материально-технической базы продолжились.

За счет субвенций из областного бюджета и средств местного бюджета в архивохранилище Учреждения проведен ремонт в соответствии с правилами пожарной безопасности, в целях обеспечения сохранности архивных документов приобретено необходимое оборудование (приобретены и оформлены  стенды  по охране труда и пожарной безопасности , установлена камера видеонаблюдения в коридоре где проводиться прием граждан и в читальном зале, где работают исследователи  с архивными документами, архивные короба,  переплетный картон для улучшения физического состояния документов, установлены пластиковые окна на лестничных площадках здания др.

На сегодняшний день остается проблема номер один это увеличение площади под архивохранилище,  так как степень загруженности в архивохранилище дел по личному составу 90% и ремонт мягкой кровли крыши!

Учитывая, что состояние архивного дела во многом зависит от компетентности и профессионализма сотрудников,Учреждение ежегодно организует повышение их квалификации. В 2015 году данная работа была  продолжена путем  участия специалистов в организационных мероприятиях, проводимых Управлением архивами Свердловской области; путем участия  в проводимых семинарах  сотрудниками Государственного казенного учреждения Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области»; путем обучения на семинаре для вновь назначенных руководителей и специалистов муниципальных архивов на базе Управления архивами Свердловской области и государственных архивов Свердловской области;   а также путем самообразования специалистов Учреждения.

В Учреждении в рамках решения задачи «Использования документов Архивного фонда Российской Федерации» среди прочих регулярно проводятся такие мероприятия, как оформление выставок с использованием архивных документов, которые размещаются на  официальном сайте Администрации Талицкого городского округа в сети Интернет.        

В 2015 году, например, были оформлены и размещены на официальном сайте Администрации Талицкого городского округа электронные выставки:

- к 70-летию Победы в Великой Отечественной войне «Память нашу не стереть годами»;

- к 130-летию основания выселка Поклевского (позднее п. Троицкий).

В 2015 году по материалам архивных документов подготовлены и опубликованы статьи в местной газете «Сельская новь»:

- «К 40-летию со дня объявления Талицкого Парка-дендрария памятником природы»;

- «История Талицкого райпромкомбината».

- « 96 лет Архивной службе России»;

Подготовлен «Календарь знаменательных дат Талицкого района на 2016 год».

Подготовлены буклеты с информацией о предоставлении муниципальных услуг муниципальным казенным учреждением Талицкого городского округа «Управление архивами», которые распространены на территории городского округа.

Не плохо налажено в Учреждении взаимодействие с Пенсионным фондом РФ в Талицком районе в получении архивной информации, связанной с социальной защитой граждан. По результатам проведенного в 2015 году анкетирования работников Пенсионного фонда РФ в Талицком районе Отделением Пенсионного фонда РФ по Свердловской области дана высокая оценка работы специалистов Учреждения по исполнению запросов социально-правового характера.      

Сотрудники Учреждения стараются двигаться вперед, развивать и совершенствовать свою работу. Несмотря на сложную экономическую ситуацию работа по развитию архивного дела в Талицком городском округе продолжится совместно с Администрации Талицкого городского округа и Управлением архивами Свердловской области.

Благодарю за внимание!